在团队协作和文档编辑过程中，批注与审阅功能是提升工作效率和沟通准确性的关键工具。WPS Office 提供了全面的批注与审阅功能，支持在文档中插入意见、标记修改、跟踪编辑历史，并可对每条批注进行回复、删除或标记解决。然而，许多用户在使用过程中遇到批注无法显示、审阅记录丢失或格式错乱的问题，这通常与软件设置、文档保护状态或版本兼容性有关。

掌握“WPS Office批注与审阅功能详解”的操作方法，可以在文档编辑、会议纪要、合同审阅、报告校对等场景下高效协作。用户可以通过批注添加意见、通过审阅跟踪文档修改，并使用不同颜色区分不同编辑者，实现清晰、可追溯的修改记录。同时，需要注意保护文档设置和权限管理，避免因文件加密或只读状态导致批注不可用。遇到权限受限、软件版本过低或系统策略限制等情况，则需联系 IT 或管理员处理，而非自行修改系统文件。熟练使用批注与审阅功能能够大幅提升团队协作效率和文档质量。

一、判断批注与审阅功能适用场景

WPS Office 的批注与审阅功能适用于多种办公场景：

1. 团队协作文档

• 会议纪要、项目报告、内部文档审核
• 可通过批注提出修改意见和建议

2. 合同与协议审阅

• 标注合同条款的修改意见，便于多人审核
• 通过跟踪修改记录确保每条更改可追溯

3. 教学与学术论文

• 教师批改作业、论文指导
• 学生可查看批注并逐条修改

二、批注功能操作方法

1. 添加批注

• 选中需要批注的文字或段落
• 点击菜单栏 审阅 → 新建批注
• 在右侧或浮动窗口输入意见

2. 回复或修改批注

• 点击已有批注，选择 回复 输入反馈
• 编辑批注内容时，原作者和时间会自动记录

3. 删除批注

• 右键点击批注选择 删除
• 批量删除可选择 审阅 → 删除全部批注

4. 批注显示设置

• 通过 审阅 → 显示批注 可控制是否显示
• 可根据不同颜色区分不同编辑者

三、审阅功能操作方法

1. 启用修订模式

• 点击 审阅 → 修订 开启修改跟踪
• 文档修改会以红色标记显示，并记录修改者姓名

2. 接受或拒绝修改

• 在审阅窗格中点击 接受 或 拒绝
• 可逐条处理或一次性处理全部修改

3. 显示审阅窗格

• 通过 审阅 → 审阅窗格 可查看所有修改和批注汇总
• 便于团队成员快速了解文档修改历史

四、常见问题及解决方法

1. 批注无法显示

• 原因：批注显示被关闭或文档为只读状态
• 解决：在 审阅 → 显示批注 中开启显示；检查文档权限

2. 修订模式无法开启

• 原因：文档被加密或受保护
• 解决：联系文档管理员解除保护或使用有权限的账号

3. 审阅记录丢失

• 原因：文档在不同版本 WPS 或不同办公软件间切换导致兼容性问题
• 解决：统一 WPS Office 最新版本，保存兼容文档格式

五、使用技巧与优化建议

• 批注和修订配合颜色区分不同人员，便于团队快速识别意见来源
• 在文档发送前确认批注显示与修订记录完整，避免遗漏信息
• 使用审阅窗格可快速浏览批注和修改，提升校对效率

六、哪些情况用户无法自行解决

以下情况需要联系 IT 或管理员处理：

• 文档受企业或学校策略限制，无法开启批注或修订模式
• 软件版本过低或未授权导致审阅功能受限
• 文件加密或只读权限无法修改批注和审阅设置